Co by měl umět komplexní stomatologický software?

Software pro ordinaci 21. století je komplexní informační systém

V kontextu této proměny tak lékaři – manageři řeší business plány a strategie, marketing, cash flow, lidské zdroje, sklady, zařízení, dokumentace, čekárnu, recepci i software. To vše s cílem uspokojit klientské potřeby a vygenerovat adekvátní zisk pro chod a rozvoj ordinace – společnosti. Zároveň však je ta samá osoba primárně lékař a vedle managerských rozhodnutí samozřejmě řeší zejména záležitosti klinického charakteru.

Ke své práci tedy majitel ordinace potřebuje efektivní a kvalitní softwarový nástroj, který by mu pomohl ulehčit jak procesy spojené s rolí lékaře, tak i s jeho rolí managera. Nástroj, který zároveň bude splňovat požadavky celé ordinace, tedy recepce, sestřiček, účetní a v neposlední řadě i jejich klientů. Nástroj, který zefektivní každodenní činnosti zúčastněných rolí, a tak kromě času šetří peníze. Již se nelze spokojit s jednoduchým programem, který zvládne základní funkce, jako záznam objednání klienta po telefonu, textovou poznámku o průběhu návštěvy, vykázat kód na pojišťovny a vytvoření přehledu nákladů a k tomu nezávislý jednoduchý zubní kříž.

K takovému programu je v praxi třeba mít pár excel tabulek pro výpočet ceníku, sklad a statistiky, samostatný program pro recepci, nepropojený telefon, chatovací aplikaci a pár dalších drobných prográmků. Nehledě na omezenou možnost elektronické práce s dokumenty – plánování pacientů na termíny, propojení tabletů, nemožnost odesílat e-maily, automatické odpovědi na SMS apod.

Moderní software pro ordinace by měl být komplexním informačním systémem firmy, který řeší nejen vykazování léčby, ale také interní procesy v ordinaci, požadavky recepce, čekárnu, finance a statistiky, umí perfektně plánovat a řídit vztahy se zákazníky, zdroje a sklady. Dokáže zautomatizovat běžné procesy, predikovat chování, propojit se s bankou, účetním programem, kartami pacientů. Dobrý stomatologický software pro 21. století tak musí být komplexním informačním systémem firmy (ERP). Nejen nástrojem na vykazování léčby.

Software se umí přizpůsobit požadavkům, roste s ordinací

Je-li ordinace zároveň firma, má tedy také svoji vizi a strategii. Ať už formální či intuitivně definovanou. Některá ordinace se specializuje na služby s přidanou hodnotou, není zapojena do systému pojišťoven. Má luxusní interiéry, na stropě v ordinaci plavou digitální rybičky. Cílí na zámožnější klientelu. Jiná ordinace je zapojena do systému pojišťoven a soustředí se na základní péči. Klade však důraz na plánování léčby a vstupní vyšetření. Obě zde zmíněné ordinace mají jiné strategické cíle a tím i očekávání od softwaru. Jeden unifikovaný systém nebo jednoduchý dentální program tak nemůže plně pokrýt veškeré potřeby odlišných zákazníků. Je tedy žádoucí, aby se software dokázal přizpůsobit požadavkům ordinací a měl možnost úpravy na míru. Z malé ordinace se může jednou stát velká klinika. Dobrý moderní software bude růst společně s ordinací.

Snadná propojitelnost s dalšími nástroji

V úvodu článku bylo zmíněno, že moderní software musí být komplexní. Co to znamená v praxi? Například to, že software lze rozšířit do čekárny a propojit s čtečkou karet pojišťovny. Do systému lze zapojit virtuální ústřednu (hovory, SMS zdarma, e-maily), aby se přímo v softwaru zobrazilo, kdo volá, kdo píše e-mail, na kdy byl případně pacient objednán. Software by měl ulehčit běžné rutinní práce, například umět si automaticky stáhnout fotky a snímky ze zobrazovacího softwaru bez nutnosti nahrávat snímky ručně. Měl by umět se propojit s bankou, platební bránou a dalšími moderními technologiemi. Měl by umět pracovat se sklady, objednávat u dodavatelů, hlídat zásoby, podporovat čtečky čárových kódů. Teprve tehdy se stává opravdu komplexním.

Mám data opravdu pod kontrolou? Aneb data jako rukojmí.

Až teprve data vdechnou informačnímu systému funkčnost a smysl. Data jsou v dnešní době klíčová. Jde nejen o zabezpečení daného softwaru proti zcizení dat, ale také o umístění a dostupnost dat. Pokud ordinace přijde o data o pacientech, financích, plánech, kalendářích, bude to velmi zásadní zásah do běhu ordinace. Je třeba si tedy položit otázky, zda má vlastník ordinace data opravdu pod kontrolou? Zda ví, kde přesně jsou data umístěna, kdo všechno k nim má přístup a zda je provozovatel současného softwaru schopen majiteli kdykoliv jeho data poskytnout bez prodlení, plné a ve strojově čitelné formě? Zálohuje je? Kde? Jak? Jak často? Co se stane, když bude chtít uživatel softwaru od jeho používání odejít? Dostane se k datům nebo budou data zneužita „jako rukojmí“? Moderní software by měl klientům umožnit vytvářet zálohu dat na jemu vybrané úložiště. Mělo by být jasné kde jsou data umístěna, kdo k nim má přístup a jak s nimi nakládá.

Záleží na tom, kde je software umístěn?

Neméně důležitým faktorem je umístění softwaru. Je–li software umístěn na běžném počítači, kde je běžný operační systém, program i samotná báze dat, je potřeba neustále vše aktualizovat a doufat, že příští aktualizace operačního systému neshodí celý provázaný „ekosystém“. To je zajisté nevhodné. Taktéž software, který pro svou aktualizaci potřebuje neustálé zásahy uživatele, spuštěné programy třetích stran či dokonce zásah technika v ordinaci, již v dnešní době nemůže nést označení moderní. Taktéž, potřebuji-li pro práci z domu mít puštěn počítač a připojovat se přes VPN či jiné technologie, které většinou nefungují, když to potřebujeme, již patří do řešení minulého století. Moderní informační systém pro stomatologickou ordinaci je dostupný přes prohlížeče online, běží na samostatném serveru v ordinaci či cloudu a aktualizuje se bez zásahu uživatele. Dovolí však uživatelům omezení přístupu na různá umístění (např. IP adresy) nebo pro specifická zařízení.

Spolehlivá technická podpora jako základ spokojené spolupráce

V neposlední řadě je velmi důležitá podpora softwaru. I sebedokonalejší software potřebuje lidskou podporu. Potřebuje někoho, komu můžete sdělit dotaz, požadavek či připomínku, a ten ji s Vámi bez odkladu řeší. Ideální je nepřihlašovat se do speciálních support programů, psát e-maily na různá oddělení, ale přímo v softwaru mít nástroj pro komunikaci s technickou podporou, k dispozici rozsáhlou nápovědu i možnost „přítele na telefonu“.

Zdá se Vám, že nároky nastíněné v tomto článku jsou přehnané a stávající software je nedokáže splnit? Podívejte se na Dent21 – Komplexní, moderní a přívětivý stomatologický software pro 21. století.